17 Zeitmanagement Tipps

17 Zeitmanagement Tipps

17 Zeitmanagement Tipps, die Ihnen dabei helfen Ihren Tag zu planen, die richtigen Prioritäten zu setzen und Ihre Termine zu organisieren. Viele Menschen nutzen Zeitmanagementsysteme, weil sie mehr Zeit gewinnen wollen. In der Realität funktionieren diese Systeme nur unzureichend oder gar nicht. Oft benötigen wir mehr Zeit um diese Zeitmanagementsysteme zu verwalten, als für unsere eigentlichen Aufgaben. Verschwenden Sie nicht länger Ihre Zeit.

 

Was ist Zeit überhaupt?

Zeit ist der Stoff aus dem das Leben gemacht ist heißt es so schön. Irgendwann kommt jeder im Leben an den Punkt, wo sich immer mehr Termine aneinander reihen und die Zeit zu einer wichtigen Ressource wird. Elektronische Zeitmanagementsysteme oder Tagesplaner in Papierform haben Hochkonjunktur.

Diese Zeitverwaltungssysteme funktionieren in der Regel nicht und sind daher oftmals die größten Zeitverschwender. Bevor Sie überhaupt mit dem Zeitmanagement beginnen können, sollten Sie sich im Klaren sein, wie die Zeit überhaupt funktioniert. Im Duden wird die Zeit als „Aufeinanderfolge der Augenblicke“ definiert. Zeit ist also einfach ausgedrückt, wenn etwas passiert.

Wir können die Zeit in zwei unterschiedliche „Arten“ einteilen: Uhrzeit und Echtzeit. Die Uhrzeit ist genau definiert. 60 Sekunden hat eine Minute, 60 Minuten ergeben eine Stunde, der Tag hat 24 Stunden, das Jahr 365 Tage usw.

Dieser Takt der Zeit ist für alle Menschen eine gleiche Größe. Aus diesem Takt der Zeit ergibt sich beispielsweise für alle Menschen die Berechnung des Alters. Wenn Sie 40 Jahre alt sind, dann sind Sie 40 Jahre alt – nicht mehr und nicht weniger.

Die Echtzeit ist im Vergleich zur Uhrzeit relativ. In manchen Situationen vergehen zwei Stunden rasend schnell. In anderen Situationen ziehen sich zwei Stunden wie Gummi.

Welche Zeit ist nun die Zeit in der wir wirklich leben – Uhrzeit oder Echtzeit? Der Grund warum Zeitmanagementsysteme oft mehr Zeitverschwender sind, ist die Tatsache, dass sie auf die Uhrzeit ausgerichtet sind. Mit Zeitmanagementsystemen wird die reine Uhrzeit verwaltet. Die Uhrzeit ist nicht relevant. Ihr Leben läuft auch ohne Uhr weiter.

Unser Leben findet in der Echtzeit statt. In unserem Leben vergeht die Zeit schnell, wenn wir Spaß haben, glücklich sind, eine Arbeit verrichten, die wir gern tun usw. Gleichzeitig schleppt Sie sich, wenn wir mit Dingen beschäftigt sind, die wir nicht so gern tun.

 

Die Echtzeit ist ein geistiger Zustand

Die Echtzeit, in der wir leben ist geistiger Natur. Sie findet im Kopf statt. Alles, was Sie selbst produzieren, können Sie verwalten. Somit liegt es bei Ihnen, wenn Sie nicht genug Zeit haben oder wenn Sie glauben, es ist gerade nicht der richtige Zeitpunkt.

Ihre Echtzeit, die gleichzeitig in gewisser Weise Ihre Lebenszeit ist, setzt sich aus drei Elementen zusammen: Sie verbringen Ihre Zeit nur durch Gedanken, Gespräche oder Handlungen.

Sie selbst bestimmen wie viel Zeit Sie mit Denken verbringen, wie viel Zeit mit Reden und wie viel Zeit mit Handeln. Dies ist allein Ihre Entscheidung. Und diese Entscheidung führt Sie zu größeren oder kleineren Erfolgen.

 

17 Zeitmanagement Tipps – werden Sie der Meister Ihrer Zeit

 

Zeitmanagement Tipp Nr. 1

Machen Sie eine Bestandsaufnahme! Notieren Sie sich eine Woche lang, wie Sie Ihre Zeit verbringen. Wie viel Zeit verbringen Sie mit Ihren Gedanken, wie viel Zeit mit Gesprächen und wie viel Zeit mit Handlungen? Das hilft Ihnen heraus zu finden, wo Ihre kostbare Zeit im Laufe des Tages bleibt.

Mit dieser Bestandsaufnahme werden Sie genau herausfinden, wie viel Zeit Sie tatsächlich in Ergebnisse investieren und wie viel Zeit Sie für Unproduktives verschwenden.

Zeitmanagement Tipp Nr. 2

Weisen Sie Ihrem Erfolg Zeit zu! Jede Tätigkeit und jede Unterhaltung, die für Ihren Erfolg wichtig ist, weisen Sie ein Zeitlimit zu. Bleiben Sie flexibel und verteilen Sie dieses Zeitlimit über die Woche oder über den Monat.

Wenn Sie To-Do-Listen für den Tag erstellen, mit denen Sie die Uhrzeit verwalten, werden Sie an einem Punkt kommen, wo Sie immer wieder merken, dass diese To-Do-Listen nicht durchführbar sind. Sie werden jeden Tag immer wieder scheitern. Ersparen Sie sich das!

Schaffen Sie sich Zeitblöcke für Gedanken, Gespräche und Handlungen, die höchste Priorität haben. Planen Sie den Anfang und das Ende. Bleiben Sie bei diesen Terminen, die Sie mit sich selbst haben.

Wenn Sie Ihre To-Do-Liste über die Woche oder über den Monat erstellen, dann erfassen Sie dort nur die wirklich wichtigen Dinge, die Sie erledigen müssen. Sie können mit diesen Listen flexibler arbeiten, da sie eben innerhalb von sieben oder dreißig Tagen erledigt werden müssen. So haben Sie selbst jeden Tag die Freiheit sich das aus Ihrer Liste heraus zu suchen, wozu Sie gerade am meisten Lust haben.

Aktivitäten für die Sie sich jeden Tag neu entscheiden können, gehen Ihnen leichter und schneller von der Hand, als wenn Sie sich am Abend davor eine To-Do-Liste für den kommenden Tag erstellen und am nächsten Morgen feststellen, Sie würden lieber eine andere Aufgabe erledigen, als die, die Sie am Abend vorher gewählt haben.

Diese Art der To-Do-Listen schränkt Sie selbst ein und kann sogar demotivierend sein. Motivation braucht immer ein Motiv – also sorgen Sie für Flexibilität und stehen Sie sich nicht selbst im Weg.

Zeitmanagement Tipp Nr. 3

Planen Sie mindestens 50 Prozent Ihrer Zeit für den Erfolg ein! Verbringen Sie mindestens die Hälfte Ihrer Tageszeit mit Gedanken, Gesprächen und Handlungen, die Ergebnisse produzieren und in Ihrem Leben einen Unterschied herbei führen.

Zeitmanagement Tipp Nr. 4

Machen Sie Pausen! Planen Sie bei allem was Sie tun genügend Pausen ein. Sie können beispielsweise Zeitblöcke von 90 Minuten planen und dazwischen eine Pause von 10 Minuten. Nach zwei oder drei Zeitblöcken machen Sie eine größere Pause von mindestens 30 Minuten oder mehr. Nutzen Sie größere Pausen für Bewegung. Das tut nicht nur Ihrem Körper gut – Bewegung macht auch den Kopf frei.

Zeitmanagement Tipp Nr. 5

Verbringen Sie Ihren Tag nicht planlos! Die erste halbe Stunde des Tages sollten Sie Ihre Wochen- oder Monatsliste prüfen und sich für bestimmte Aufgaben, die auf Ihrer Liste stehen entscheiden. Planen Sie genügend Zeit für diese hohen Prioritäten ein – meist kommt was dazwischen. Beginnen Sie Ihren Tag jedoch nie planlos. Schreiben Sie Ihre Planung auf, dann vergessen Sie nichts und Ihre Tagesziele werden für Sie sichtbar.

Verlieren Sie sich jedoch nicht in Ihrer Planung. Wenn Sie Ihre Zeit mit der Planung verbringen – diese Pläne jedoch nicht in die Realität umsetzen, dann gehören Sie letztlich zu den Planungsriesen und Umsetzungszwergen

Zeitmanagement Tipp Nr. 6

Gut geplant ist halb gewonnen! Nehmen Sie sich vor jeder Aufgabe und vor jedem Anruf ein paar Minuten Zeit und überlegen Sie sich, was genau Sie mit dieser Aktion erreichen wollen. Worin besteht das Ziel des Telefonates oder der Aufgabe? Definieren Sie Ihren Erfolg für Ihre jeweilige Aktivität. Machen Sie sich ein paar Stichpunkte.

Nehmen Sie sich nach jeder abgeschlossenen Aktion ein paar Minuten Zeit und überprüfen Sie, ob Sie Ihre gewünschten Ergebnisse erreicht haben. Wenn Ihre Ergebnisse nicht mit Ihren Zielen übereinstimmen, dann suchen Sie nach der Ursache. Was haben Sie falsch gemacht? Was können Sie besser machen?

Denken Sie daran: In dem Moment wo Sie etwas tun, gibt es immer Verbesserungspotenzial. Verbessern Sie nur dann etwas, wenn es für andere tatsächlich einen sichtbaren Unterschied macht. Verfallen Sie nicht der Perfektion, das ist der größte Zeiträuber, den es überhaupt gibt.

Zeitmanagement Tipp Nr. 7

Sorgen Sie für Ruhe! Schließen Sie Ihre Bürotür, wenn Sie arbeiten. Offene Bürotüren laden zum Schwätzchen ein. Hängen Sie ein Schild an Ihre Bürotür mit der Aufschrift „Bitte nicht stören!“. Wenn Sie zu Hause arbeiten, reden Sie mit Ihren Familienmitgliedern, dass Sie nicht gestört werden wollen, wenn die Bürotür geschlossen ist. Treffen Sie hier klare Abmachungen und bleiben Sie dabei.

Zeitmanagement Tipp Nr. 8

Lassen Sie sich nicht ablenken! Schalten Sie wenn möglich Ihr Telefon ab, während Sie wichtige Aufgaben erledigen. Schalten Sie auch alle anderen Informationsprogramme ab, die Sie ablenken könnten.

Legen Sie Zeitblöcke fest, wann Sie Ihre Telefonate erledigen, wann Sie Ihre E-Mails erledigen usw. Lassen Sie sich nicht von anderen Menschen ständig ablenken. Widmen Sie Ihre Aufmerksamkeit den Dingen, an denen Sie gerade arbeiten und die Ihre Aufmerksamkeit verdienen. Je konzentrierter Sie arbeiten können und je weniger Sie in Ihrem Arbeitsfluss unterbrochen werden, desto schneller sind Sie fertig und desto besser und größer fallen Ihre Ergebnisse aus.

Zeitmanagement Tipp Nr. 9

Nehmen Sie sich nicht zuviel vor! Denken Sie daran, immer nur soviel vom Kuchen abzubeißen wie Sie auch kauen können. Wenn Sie sich zuviel vornehmen, setzen Sie sich selbst unter Druck und geraten unter Stress. Wenn Sie unter Stress arbeiten, erreichen Sie möglicherweise die gewünschten Ergebnisse nicht. Bleiben Sie daher realistisch!

Zeitmanagement Tipp Nr. 10

Organisieren Sie Ihr Büro und Ihre Daten! Schaffen Sie sich ein Ordnungssystem, in dem Sie alles schnell finden, wenn Sie es brauchen. Wenn Sie jeden Tag ein paar Stunden mit Suchen verschwenden müssen, ist das nicht sonderlich effektiv. Sie müssen Ihren Fokus dann immer wieder auf die Suche irgendwelcher Dinge richten und unterbrechen jedesmal Ihren Arbeitsfluss.

Wenn Sie dann alles gefunden haben, müssen Sie sich jedesmal wieder in Ihre Aufgabe neu hineindenken. Dies verbraucht nochmal zusätzlich Zeit. Legen Sie alles an seinen Ort zurück, wenn Sie es nicht mehr benötigen. Sorgen Sie dafür, dass auf Ihrem Arbeitsplatz immer nur die Dinge liegen, die Sie auch wirklich benötigen, sonst versinken Sie im Chaos.

Zeitmanagement Tipp Nr. 11

Erledigen Sie das Wichtigste zuerst! Im Laufe des Tages steigt und sinkt unser Leistungsvermögen. Erledigen Sie daher die wichtigen bzw. anspruchsvollen Aufgaben, die Sie näher an Ihre Ziele bringen zuerst. Wenn das Leistungsniveau sinkt, können Sie triviale Arbeiten erledigen wie beispielsweise das Lesen Ihrer E-Mails usw.

Zeitmanagement Tipp Nr. 12

Unterscheiden Sie zwischen Produktivität und Fleiß! Es kommt nicht darauf an den ganzen Tag beschäftigt und fleißig zu sein. Es kommt darauf an, was Sie mit Ihren Handlungen für Ergebnisse produzieren. Die Ergebnisse sind immer das Wichtigste. Machen Sie es wie beim Autofahren. Konzentrieren Sie sich nicht so sehr auf jede einzelne Aktivität. Richten Sie Ihren Blick immer auf das Ziel. Wenn Sie mit Ihrem Auto fahren, ist Ihr Blick ja auch nicht nur auf das Ende der Motorhaube ausgerichtet, sondern auf Ihr Fahrtziel.

Zeitmanagement Tipp Nr. 13

Fokussieren Sie sich auf eine Aufgabe! Multitasking ist zwar gut und schön, wenn Sie jedoch an Ihren Zielen arbeiten, ist es besser die Energie wie einen Laserstrahl auf einen einzelnen Punkt zu richten. Wenn Sie mehrere Aufgaben gleichzeitig erledigen, können Sie niemals für jede einzelne Ihr Bestes geben und bleiben im Mittelmaß stecken.

Zudem laufen Sie Gefahr, dass Sie mehrere Baustellen gleichzeitig bedienen müssen und keine einzige fertig wird. Wenn Sie auf mehreren Hochzeit gleichzeitig tanzen, können Sie sich damit selbst in den Burnout katapultieren. Also machen Sie lieber eins nach dem anderen und geben Sie dabei immer Ihr Bestes. Wenn Sie dann nicht gleich beim ersten Mal Ihre gewünschten Ergebnisse erzielen, können Sie mit ruhigem Gewissen von sich sagen, dass Sie Ihr Bestes gegeben haben. Wenn es nicht gereicht hat, dann ist es eben so. Kein Mensch ist vollkommen.

Zeitmanagement Tipp Nr. 14

Lernen Sie zu delegieren! Denken Sie über Ihr Arbeitspensum nach. Was könnten Sie davon anderen übergebenum mehr Zeit zu gewinnen? Tun Sie sich vielleicht schwer mit Ihren Steuerunterlagen, dann geben Sie dies an einen Steuerberater ab usw.

Gibt es vielleicht Arbeitsprozesse, die Sie automatisieren könnten? Gibt es andere effizientere Wege als alles selbst machen zu müssen? Je mehr Sie delegieren und automatisieren, desto mehr können Sie in der gleichen Zeit erledigen.

Zeitmanagement Tipp Nr. 15

Sagen Sie „Nein“, wenn es richtig ist! Viele Menschen tun sich mit dem Wörtchen „Nein“ sehr schwer. Wenn Aufgaben oder Projekte an Sie heran getragen werden, die nicht zu Ihren Zielen passen, dann sagen Sie deutlich „Nein“. Lassen Sie sich auf keinen Fall vor jeden Karren spannen. Das Engagement immer produktiv zu sein ist nicht die höchste Herausforderung und es ist nicht Ihre Aufgabe. Verzetteln Sie sich nicht und lehnen Sie ab, was Ihnen keinen Nutzen bringt.

Zeitmanagement Tipp Nr. 16

Überlegen Sie, was Sie weg lassen können! Unser Leben ist teilweise so überladen und trotzdem denken wir nur darüber nach, was wir noch alles brauchen um erfolgreich zu sein. Haben Sie schon einmal darüber nachgedacht, welchen Ballast Sie abwerfen könnten um Ihre Ziele zu erreichen? Was könnten Sie alles weglassen, um mehr Geld am Monatsende übrig zu haben? Was könnten Sie alles weg lassen, um Ihre Benzinkosten im Monat zu halbieren? Was könnten Sie alles weg lassen, um gesünder zu leben? Diese Fragen lassen sich beliebig fortsetzen. Finden Sie für sich heraus, was Sie in Zukunft nicht mehr tun wollen, um Ihre Ziele zu erreichen.

Zeitmanagement Tipp Nr. 17

Sie haben bereits alles, was Sie für Ihren Erfolg benötigen! Es kommt im Leben nicht so sehr darauf an was Sie wissen – es kommt darauf an was Sie mit diesem Wissen anfangen – das allein macht den Unterschied. Mit dem Wissen ist es wie mit dem Geld. Solange Sie es nur sammeln, bringt es keinen Nutzen.

Sie wissen bereits genug um anfangen zu können. Nur wenn Sie aktiv werden, können Sie Ihre Ergebnisse im Laufe der Zeit verbessern. Gewinnen fängt an mit Beginnen!



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