Ordnung im Büro – Ordnung halten spart Zeit und Energie

Ordnung im Büro, Ordnung im Büro - Ordnung halten spart Zeit und Energie

Mit einem gewissen Maß an Ordnung im Büro und natürlich auch auf Ihrem Schreibtisch lassen sich Arbeitsprozesse optimieren. Viele Leute arbeiten in einem stressigem Umfeld und können sich nicht entspannen. Sie fühlen sich unwohl und haben keine Inspirationen, sind abgeschlagen, erledigen ihre Arbeit mit Zwang, statt mit Leidenschaft. Wie gerne halten Sie sich in Ihrem täglichen Arbeitsbereich auf?

Ordnung im Büro optimiert Arbeitsprozesse

Allein durch Ordnung im Büro und Sauberkeit lassen sich Arbeitsprozesse leicht optimieren.

Prüfen Sie Ihren Arbeitsbereich und schaffen Sie Ordnung an Ihrem Arbeitsplatz, damit er einladend und entspannend auf Sie wirkt. Ihr Körper weiß immer, was für Sie richtig ist. Nur wenn Sie sich gut fühlen, sind Sie auch leistungsfähig.

Sorgen Sie für Ordnung im Büro, denn Ordnung schafft Zeit für die wichtigen Dinge im Leben. Ein überfüllter Schreibtisch, Unterlagen, die auf dem Boden liegen, weil kein Platz mehr in den Schränken ist oder überfüllte Regale, in denen sich kein Mensch mehr durchfindet, sorgen schon für gedämpfte Stimmung, bevor Sie sich überhaupt Ihren eigentlichen Aufgaben zugewendet haben.

Machen Sie sich daher die Mühe und entwirren Sie Ihr Ablagesystem. Ordnen Sie Ihren Papierkrieg unter dem ein Teil Ihres Büros vergraben liegt. Nehmen Sie sich zwei Tage Zeit und verbringen Sie diese Zeit mit der Reinigung Ihrer Büromöbel, des Fußbodens, der Fenster, Ihrer Arbeitsgeräte wie PC, Drucker usw. Organisieren Sie Ihr Büro neu.

Ordnung im Büro schafft Zeit für die wichtigen Dinge

Ein unaufgeräumter Arbeitsbereich lässt auf Desorganisation schließen. Das ist besonders kritisch, wenn Sie selbstständig sind und Publikumsverkehr in Ihrem Büro haben. Ihre Kunden werden sich möglicherweise abwenden, weil sie das Gefühl haben, dass Sie selbst nicht besonders gut klar kommen. Chaotische Verhältnisse in der Arbeitsumgebung werden oft gleich gesetzt mit chaotischen Unternehmen.

Jede Veränderung beginnt an einem festen Punkt! Der Nutzen, der sich für Sie ergibt, muss mindestens genau so groß sein, wie der Gewinn, der Ihnen in dem Moment entgeht, wenn Sie mit der Veränderung Ihres Arbeitsbereiches beginnen. Das heißt, wenn Sie damit beginnen Ordnung in Ihr Büro zu bringen, werden Sie beispielsweise einen gewissen Zeitrahmen benötigen. Wenn Sie diesen Aufwand im Nachhinein leicht aufholen können, weil Sie sich durch Ihre neue Ordnung motiviert fühlen und Ihre Unterlagen schneller finden, dann ist der Nutzen höher, als der verloren gegangene Gewinn, den Sie haben.

Sie werden in Ihrem Büro nur mühsam Ihr Arbeitspensum schaffen, wenn Sie in einem überladenen Durcheinander arbeiten müssen. All diese ganzen Unterlagen und sonstige Dinge, die Sie fast erschlagen, wenn Sie die Bürotür öffnen verursachen visuellen Stress – auch wenn Sie sich darüber nicht bewusst sind.

Schaffen Sie Ordnung und persönliche Produktivität

Organisieren Sie die Ordnung im Büro so, dass Sie kurze Wege zu den Dingen haben, die Sie ständig benutzen. Sie sparen Zeit und erhöhen so Ihre persönliche Produktivität. Kaufen Sie all-in-one Geräte, damit Sie nicht unnötig viele Geräte aufstellen, putzen und verwalten müssen. Sparen Sie Platz in Ihrem Büro und auf Ihrem Schreibtisch. Platzieren Sie beispielsweise keine Schreibtischlampe auf Ihrem Schreibtisch, sondern stellen Sie Ihre Lichtquellen gesondert auf – günstiger Weise kommt helles Licht von der Decke – das spart Platz.

Der beste Ort um Ordnung im Büro zu schaffen ist der Bereich an dem Sie sich die meiste Zeit aufhalten – Ihr Schreibtisch. Entfernen Sie alles auf Ihrem Schreibtisch, was sich an bunten Papierbergen, Zeitschriften und diversen anderem Geraffel angesammelt hat. Platzieren Sie auf Ihrem Schreibtisch nur Ihren PC und Ihr Telefon. Dieser Anblick könnte seit langer Zeit der erste sein, der Ihren Schreibtisch in voller Größe präsentiert.

Bevor Sie Ihren PC und Ihr Telefon platzieren reinigen Sie ihren Schreibtisch vom angesammelten Staub der letzten Wochen. Dann nehmen Sie jede einzelne Komponente, die auf Ihrem Schreibtisch lag und überlegen, wie oft sie diese tatsächlich benutzen: Einmal täglich? Einmal wöchentlich? Einmal im Monat oder nie? Alles was Sie nicht mindestens einmal wöchentlich benutzen legen Sie zur Seite. Diese Dinge ordnen Sie erst wieder ein, wenn Sie Ihr Büro fertig organisiert haben.

Kennen Sie die Schreibtische, die mit diversen Fotos, Andenken und sonstigen Nippes vollgestellt sind? Müssen diese Dinge wirklich den Arbeitsplatz einschränken? Entfernen Sie diese Gegenstände und suchen Sie dafür einen geeigneten Platz. Sie können sich eine kleine Fotowand einrichten und Ihre Lieblingsfotos an der Wand über Ihren Schreibtisch platzieren.

Beleben Sie Ihren Arbeitsbereich mit Pflanzen. Pflanzen bringen Leben in Ihr Büro. Pflanzen stellen Sie auf die Fensterbretter Ihres Büros, auf Schränke oder Regale. Sehr dekorativ wirken Pflanzen, die an Deckenhaken befestigt sind und von der Decke in den Raum hängen.

Für Ihre Souvenirs und Andenken bauen Sie sich am besten ein kleines Regal und platzieren dort diese Dinge, auf die Sie nicht verzichten möchten. Nutzen Sie auf keinen Fall den Schreibtisch dafür!

Trennen Sie sich von Zettelwirtschaften. Besorgen Sie sich einen Kalender und tragen Sie die wirklich wichtigen Termine dort ein. Wenn Sie nicht ohne Zettel leben können, dann hängen Sie sich ein Memoboard auf und heften Ihre Zettel alle an diesen einen Ort an. Halten Sie Ihre Zettelwirtschaft auf dem aktuellen Stand.

Ordnung in ein Chaos bringen, bedeutet viel Arbeit. Schon wenn Sie sich das Pensum anschauen, was möglicherweise vor Ihnen liegt, vergeht Ihnen wahrscheinlich bereits die Lust.

Denken Sie darüber nach, ob sich die Investition in einen Aktenschrank lohnt. In einem Aktenschrank bekommen Sie eine Menge Papiere verstaut, die Sie möglicherweise über bestimmte Zeiträume aufheben müssen. Suchen Sie nach der effektivsten Möglichkeit für Ihre Ablage. Eignen sich Ordner besser oder Hängeregistraturen?

Überlegen Sie sich dann, welches System Sie für die Ablage Ihre Unterlagen wählen. Ihr Ablagesystem sollte so gestaltet sein, dass Sie alles sofort finden. Sie können Ihre Dateien einzelnen Projekten zu ordnen, sie alphabetisch, numerisch oder farbcodiert ablegen. Beschriften Sie Ihre Unterlagen ordentlich und legen Sie jede Datei an der richtigen Stelle ab. Es macht keinen Sinn, wenn Sie sich ein Ablagesystem aufbauen, wo Sie stundenlang nach bestimmten Schriftstücken suchen – wie ein Jäger auf der Jagd.

Der Papierkorb ist das effektivste Mittel, wenn es darum geht Ordnung im Büro zu schaffen. Alles, was Ihnen nichts mehr nützt schmeißen Sie weg. Abgebrochene Stifte, leere Kugelschreiber – alles was defekt ist, veraltete Dokumente, Zeitschriften, die Sie bisher nicht gelesen haben und die älter als vier Wochen sind …

Liegen unendlich viele Kabel kreuz und quer in Ihrem Büro, über die Sie regelmäßig stolpern? Überlegen Sie sich wie Sie dieses Kabelwirrwarr anders gelöst bekommen. Sie können auf jeden Fall elektronische Geräte, die Sie kaum oder gar nicht benutzen entsorgen und haben somit weniger Kabel. Eine andere Möglichkeit ist die Nutzung von drahtlosen Geräten, wie Tastatur, Maus, Drucker, Telefon etc. Eine weitere Möglichkeit bieten so genannte Hub’s (Verteiler), mit denen Sie mehrere Geräte an Ihren PC anschließen können.

Alle anderen Kabel können Sie mit Kabelbindern zusammen binden oder in Kabelkanälen unterbringen, die Sie dann an der Fußbodenleiste oder an der Wand ordentlich verschrauben können. Schon sieht Ihr Büro viel besser und professioneller aus.

Sorgen Sie für angenehme Gerüche in Ihrer Arbeitsumgebung. Das können Sie beispielsweise mit Duftkerzen realisieren. Wenn Sie dann auch noch auf ein schönes Design der Kerzen achten, bekommt Ihr ordentliches Büro auch gleichzeitig eine hübsche Dekoration.

Oder Sie entscheiden sich für ätherische Öle oder, oder, oder. Düfte wirken sich auf das Gemüt eines Menschen aus. So erreichen Sie eine bessere Stimulation, ohne einen enormen Aufwand betreiben zu müssen. Es gib wahrlich besseres, als wenn ein Büro nach Büro oder Putzmitteln riecht. Sorgen Sie für ausreichende Belüftung, denn ohne Sauerstoff, kann Ihr Gehirn nicht arbeiten. Verzichten Sie auf chemische Lufterfrischer! Sie mögen vielleicht einfach in der Handhabung sein, können sich aber negativ auf die Gesundheit auswirken!

Ein weiterer Aspekt die Produktivität anzukurbeln ist das leise Abspielen von Musik. Jeder bevorzugt hier sicherlich einen anderen Stil. Klassische Musik soll sich nach verschiedenen Studien am besten für das Denkvermögen eignen. Das ist jedoch jedem selbst überlassen. Wichtig ist, dass Sie sich wohlfühlen.

Wer gesund ist, ist leistungsfähig

Achten Sie bei der Einrichtung Ihres Arbeitsbereiches auf ergonomische Möbel. Es macht wenig Sinn, wenn Sie auf einem Stuhl sitzen, der Ihnen nach zwei Stunden intensiver Arbeit Rückenschmerzen beschert. Auch der Schreibtisch sollte Ihrem Körper entsprechend angepasst sein. An diesen Arbeitsmitteln sollten Sie nicht sparen, denn wenn sich erst einmal ein permanentes Kribbeln in den Händen und Armen einstellt, weil die Wirbelsäule mit der verkorksten Sitzhaltung ihres „Inhabers“ nicht klar kommt, dann haben Sie nicht viel gekonnt. Die Folgen können im schlimmsten Fall bis zur OP führen.

An heißen Tagen kann ein Ventilator gute Dienste leisten. Nicht jeder kann oder will sich eine Klimaanlage in den Arbeitsbereich einbauen lassen. Ich persönlich komme überhaupt nicht mit Klimaanlagen klar. Selbst im Auto, ersetze ich die Klimaanlage durch offene Fenster. Ich vertrage einfach die ausströmende Luft dieser Anlagen nicht.

Manche Räumlichkeiten sind so konzipiert, dass die Raumluft extrem trocken ist. Dies führt oft zu Reizhusten. Meist tritt dieses Phänomen in den Monaten der Heizperiode auf. Die Luft der Heizungen ist so trocken, dass die Schleimhäute gereizt werden. Gute Alternativen bieten die vielen bunten Wasserbehälter, die sich mit einem Haken an den Heizkörpern befestigen lassen. Ein schöner Zimmerspringbrunnen ist natürlich auch geeignet, um die Raumluft zu befeuchten. Hinzu kommt dass das Plätschern des Brunnens beruhigend auf unser Nervenkostüm wirkt.

Geben Sie Ihrem Arbeitsbereich eine persönliche Note. Halten Sie nach persönlichen Dingen Ausschau, die Sie gern mögen und sich positiv auf Ihr Gemüt auswirken. Familienfotos mit besonders schönen Erinnerungen können Sie bei Ihrer Arbeit daran erinnern, dass Sie nicht allein sind oder wofür Sie überhaupt im Büro sitzen. So haben Sie eine weitere Möglichkeit sich zu motivieren, wenn Ihre Energie gerade auf Sparflamme läuft.

Wenn Sie es nun noch schaffen dafür zu sorgen, dass Sie hoch konzentriert – ohne jede Unterbrechung – arbeiten können, dann haben Sie ein Menge geschafft. Finden Sie heraus, wie Sie am besten mindestens neunzig Minuten hintereinander störungsfrei arbeiten können und gönnen Sie sich zwischendurch auch Erholungsphasen. Jetzt wo Ihr Büro einladend ist, gute Gerüche ausstrahlt, eine inspirierende Hintergrundmusik läuft und alles an seinem Platz liegt, dürfte es ja nicht mehr so schwer sein.

Ordnung ist das halbe Leben

Warten Sie nicht, fangen Sie an! Schauen Sie sich in Ihrem Büro genau um und überlegen Sie sich, wie dieses gestaltet sein sollte, um Ihren Vorstellungen zu entsprechen. Entscheidend ist dass Sie sich den positiven Zustand, den Sie erreichen wollen ganz intensiv vorstellen. Schaffen Sie sich Klarheit darüber, dass es nicht darauf ankommt immer mal wieder Ordnung zu schaffen. Sie müssen sich dann jedes Mal von neuem überwinden und sind stundenlang mit Aufräumen beschäftigt.

Wenn Sie immer bestrebt sind, alles an seinem Platz zurück zu stellen, wenn Sie es nicht mehr benötigen oder zumindest nach Feierabend den Arbeitsbereich aufgeräumt zu verlassen, dann ist die Anstrengung bedeutend geringer. Entwickeln Sie Ihr eigenes System.

Vermeiden Sie eine zu starke Gliederung, die mehr Zeitaufwand benötigt, als sie an Nutzen bringt. Der beste Freund beim Aufräumen ist Ihr Papierkorb! Überlegen Sie bei jedem Stück Papier, ob Sie es tatsächlich brauchen. Wenn Sie es vielleicht noch einmal brauchen, dann legen Sie es getrost in den Papierkorb! Es wird für Sie viel leichter werden, wenn Sie den Mut aufbringen die Papierflut wegzuwerfen und sich davon zu befreien.

Ihr Arbeitsplatz soll Ihrem Lebensstil gerecht werden

Nehmen Sie sich einen Zettel und einen Stift zur Hand und notieren Sie welche Veränderungen Sie in Ihrem Büro vornehmen wollen. Was würde Ihr Büro anmutig machen und für eine aufgelockerte Atmosphäre sorgen? Wie müsste Ihr Büro beschaffen sein, dass es eine magische Anziehung auf Sie hätte?

Wenn Sie im Moment nicht über ausreichende finanzielle Mittel verfügen, können Sie vielleicht selbst etwas basteln, z.B. schöne Bilderrahmen. Sie könnten sich umhören, ob womöglich jemand in Ihrer Umgebung junge Triebe irgendwelcher Grünpflanzen hat, die er kostenlos abgeben möchte. Viele nützliche Dinge kann man auch auf Trödelmärkten für kleines Geld erwerben, es muss ja nicht alles neu sein!

Ihr Arbeitsbereich sollte Ihren Lebensstil unterstreichen und nicht unterdrücken. Denken Sie über die Orte nach, an denen Sie sich am liebsten aufhalten. Gehen Sie gern im Wald spazieren? Dann könnten Sie sich vielleicht ein großes Wandposter mit dieser Landschaft an einer Wand anbringen und lassen im Hintergrund eine CD mit Vogelgezwitscher laufen. Entzünden Sie eine Kerze mit Tannenduft.

Oder wenn Sie das Meer lieben, dann besorgen Sie sich eine CD mit Meeresrauschen und verschönern Ihren Arbeitsbereich mit Postern, die Ihnen eine Unterwasserwelt bescheren … Es gibt unzählige Möglichkeiten die Nähe zu Lieblingsorten nach zu stellen. Sie fördern unser Wohlbefinden und sorgen dafür, dass wir gute Arbeit leisten können.

Vielleicht sagen Sie aber auch, dass ist für mich nicht möglich, meine Zeit reicht hinten und vorne nicht, um diesen Aufwand zu betreiben. Dann gehen Sie eben Schritt für Schritt vor und nehmen jede Woche eine kleine Veränderung vor. In der einen Woche räumen Sie Ihr Regal auf und jeden Abend beschäftigen Sie sich zwanzig Minuten mit Ihrer Ablage. In der nächsten Woche hängen vielleicht Sie einige Bilder auf, in der nächsten besorgen Sie sich eine Pflanze, die Ihnen gefällt …

Wenn Sie die „Ordnung im Büro“ nach Ihren Vorstellungen gestaltet haben, brauchen Sie nur noch dafür zu sorgen, dass Sie jede Aufgabe, die Sie in Ihrem neuen Ambiente erledigen, erfolgreich ist. Wenn jede noch so kleine Aufgabe ein Erfolg an sich ist, dann müssen Sie einfach erfolgreich sein – anders geht es nicht!



Das könnte Sie auch interessieren …

Heute - ein Schlüssel zum Glück
Persönlichkeitsentwicklung

Heute – Ein Schlüssel zum Glück

Am Ende von heute, wenn wir den Genuss der Gedanken in Anspruch genommen haben, werden wir feststellen, dass wir etwas Wertvolles verloren haben. Etwas, was für immer verschwunden sein wird. Heute! In der Hoffnung über […]

Optimist oder Pessimist
Psychologie

Optimist oder Pessimist

Optimisten leben länger, so sagt man zumindest. Die Optimisten gehören zu den Gewinnern im Leben. Optimisten sehen dort neue Chancen, wo Pessimisten Probleme sehen. Sie haben ihre Visionen und schöpfen aus ständig neuem Gedankengut. Optimisten […]

Körper, unser Körper, der menschliche Körper, Unser Körper braucht einen liebevollen Umgang
Gesundheit

Unser Körper braucht einen liebevollen Umgang

Jeder Mensch hat nur einen einzigen Körper, um den er sich kümmern muss. Trotzdem sind viele Leute mit dem liebevollen Umgang ihres eigenen menschlichen Körpers überfordert. Oft sind die Ratschläge, was das Beste für unseren […]

Die Autosuggestion ist mächtig
Psychologie

Die Autosuggestion ist mächtig

Die Autosuggestion funktioniert sehr einfach und bedeutet so viel wie Selbstbeeinflussung. Gerade die Werbeindustrie arbeitet gern mit den Mitteln der Autosuggestion und lässt nichts unversucht, uns zu suggerieren, was wir alles brauchen. Je öfter sich […]

Gewinner und Verlierer im Leben
Persönlichkeitsentwicklung

Gewinner und Verlierer im Leben

Gewinner und Verlierer kennt jeder. Warum fallen die einen immer auf die Beine und die anderen immer auf die Nase? Beide unterscheiden sich ganz klar in ihrer Denkweise. Ein Mensch ist das was er denkt. Gewinner und Verlierer […]

Schon gelesen?

Lektionen, Lektionen des Lebens, 10 Lektionen des Lebens

10 Lektionen des Lebens

Die hier aufgeführten Lektionen des Lebens sind den meisten Menschen bekannt. Sie haben sie bestimmt auch schon des öfteren in Ihrem Leben in etlichen Varianten gehört. Im Alltag vergessen wir diese Fakten nur all zu [...]